LOGİSTİKA — Руководство пользователя
Добро пожаловать в систему управления логистикой LOGİSTİKA. Этот документ подробно описывает все модули программы.
Вход в систему
- Откройте адрес программы в браузере
- Введите адрес e-mail и пароль
- Нажмите кнопку «Войти»
- При первом входе рекомендуется сменить пароль
Быстрый старт
Идеальный рабочий процесс — как использовать программу
Полное пошаговое руководство для новых пользователей: от первого входа в систему до ежедневного использования.
Этап 1 — Первоначальная настройка (1-й день)
Сразу после получения доступа к системе выполните следующие шаги по порядку:
- Войдите в систему — используйте e-mail и пароль, отправленные администратором
- Смените пароль — Профиль → Безопасность → Сменить пароль
- Заполните данные компании — Настройки → Параметры приложения: название, логотип, ИНН, контактные данные
- Создайте склады — Склад → Склады → Новый: укажите адрес, ответственного и зоны
- Добавьте сотрудников — HR → Сотрудники → Новый: должность, отдел, зарплата
- Создайте пользователей системы — Пользователи → Новый: назначьте роль (admin, диспетчер, бухгалтер, viewer)
- Настройте тарифы — Тарифы → Новый: цены за км, фиксированные тарифы, скидки
Этап 2 — Загрузка существующих данных (2–3-й день)
Перенесите данные из вашей старой программы или Excel в Logistex:
- Импорт клиентов — Клиенты → Импорт → загрузите Excel/CSV файл
- Импорт водителей и транспорта — аналогично через меню → Импорт
- Импорт товаров склада — Склад → Товары → Импорт: SKU, штрихкод, количество, цена
- Проверьте остатки — выполните инвентаризацию для подтверждения данных
Этап 3 — Ежедневная работа (постоянно)
Идеальный ежедневный сценарий использования Logistex:
Просмотрите вчерашние заказы, проверьте уведомления (страховка, ТО, минимальные остатки), оцените план на день.
Заказы → Новый → выберите клиента → введите маршрут → назначьте водителя/транспорт → утвердите. Клиент автоматически получает SMS/e-mail.
Карта → видны все активные заказы. Водитель меняет статус через приложение/портал. Клиент следит за заказом онлайн через портал клиента.
Сменить статус → «Доставлен» → создать счёт-фактуру (одним кликом) → отправить PDF клиенту по e-mail. Зафиксировать оплату в финансах.
Записать расходы дня (топливо, ремонт, прочие). Свериться с водителями. Просмотреть сводный отчёт за день.
Этап 4 — Еженедельные операции
- Понедельник: просмотрите план на неделю, проверьте остатки склада, согласуйте обновления тарифов
- Среда: выписать счета (промежуточный биллинг), напомнить должникам
- Пятница: проверить топливные расходы и зарплату, провести цикл-каунт по складу
- Воскресенье: проверить резервную копию, посмотреть журнал активности
Этап 5 — Ежемесячные операции
- Финансовый отчёт: Отчёты → Финансы → выберите период → P&L, доход/расход, прибыль
- Аналитика парка: Расход топлива, ремонт, простой по каждому транспорту
- Производительность водителей: Заказы, заработок, рейтинг доставки в срок
- Полная инвентаризация склада — cycle-count или полная
- Расчёт зарплаты — HR → Зарплата → автоматическое начисление
Адаптация программы под ваш бизнес
Любая функция, любая форма, любой отчёт — мы изменим то, что вам не подходит, в течение 24–48 часов.
Что мы можем изменить
- Поля и формы: добавить новые поля (например, "точка доставки 2", "тип упаковки"), скрыть лишние, изменить порядок
- Печатные формы: счёт-фактура, накладная, доверенность — в вашем фирменном дизайне с вашим логотипом
- Отчёты: любые специальные отчёты — для бухгалтерии, банка, налоговой, акционеров
- Бизнес-логика: правила скидок, расчёт тарифов, формула расчёта зарплаты — точно по вашим правилам
- Уведомления: SMS/e-mail/WhatsApp — кому и в какой момент отправлять
- Интеграции: банк, 1С, бухгалтерия, GPS-трекеры, маркетплейсы, ваши собственные API
- Роли и права: кто что видит, кто что может изменять — точно по вашей структуре компании
- Дизайн и интерфейс: цвета, логотипы, расположение элементов, перевод на нужный язык
Как заказать изменение
- Свяжитесь с нами через WhatsApp, e-mail или форму контактов
- Опишите словами, чего хотите (или скриншот, или видео — как удобно)
- В тот же день мы оценим, сколько времени потребуется
- Мы внедрим изменение и покажем результат
- После вашего одобрения изменение становится частью вашей системы
Сроки
Текст, поля, цвета, мелкие правки
Новый отчёт, новая форма, изменение бизнес-логики
Новый модуль, сложная интеграция, масштабная переработка
Расскажите, что хотите изменить
Чем подробнее опишете — тем быстрее мы реализуем именно то, что вам нужно.
Панель управления
Первый экран после входа в систему. Все важные данные в одном месте.
Элементы панели управления:
- Карточки статистики: Активные заказы, водители, количество транспорта и сегодняшний доход.
- Последние заказы: Список последних добавленных заказов.
- Уведомления: Системные предупреждения и последние действия.
- Мини-просмотр карты: Текущее состояние активных заказов (из модуля Карта).
Модуль заказов
Полное управление заказами на грузоперевозки. Создание, отслеживание, формирование отчётов.
Создание нового заказа
- В левом меню выберите Заказы → Новый заказ
- Выберите клиента (из существующих) или добавьте нового
- Введите пункт погрузки, пункт доставки, дату
- Укажите тип груза, вес, габариты
- Выберите водителя и транспортное средство
- Введите стоимость (тариф)
- Нажмите Сохранить
Статусы заказов
Фильтрация заказов
- Фильтр по статусу, клиенту, водителю, транспорту
- Поиск по диапазону дат
- Экспорт заказов в Excel/CSV
- Детали заказа — со всеми временными метками
Массовые операции
Выбрав несколько заказов, можно одновременно изменить статус, удалить или экспортировать их.
Модуль водителей
Регистрация водителей, отслеживание документов, история заказов.
Добавление нового водителя
- В левом меню выберите Водители → Новый водитель
- Введите имя, фамилию, номер телефона
- Укажите данные удостоверения личности
- Серия водительского удостоверения, категория, срок действия
- Загрузите фото (необязательно)
- Сохраните
Отслеживание документов водителя
- Срок действия водительского удостоверения — система автоматически предупреждает (за 30 дней)
- Отслеживается дата медицинской справки
- Возможна фильтрация и экспорт по всем датам документов
Статистика водителя
В профиле каждого водителя можно увидеть: выполненные заказы, общее расстояние, заработок, историю аварий/штрафов.
Модуль транспорта
Управление автопарком, планирование технического обслуживания.
Добавление транспортного средства
- В левом меню выберите Транспорт → Новый
- Введите марку, модель, год, государственный номер
- VIN-код, объём двигателя, тип топлива
- Укажите даты окончания страховки и техосмотра
- Выберите гараж (при наличии)
- Сохраните
Система уведомлений
- Окончание страховки — уведомление за 30 дней
- Окончание техосмотра — уведомление за 30 дней
- Следующее ТО (по пробегу) — уведомление за 500 км
Модуль клиентов
Управление физическими и корпоративными клиентами.
Существует два типа клиентов:
- Физические клиенты: Имя, фамилия, телефон, e-mail. Отображается с историей заказов.
- Корпоративные клиенты: Название компании, ИНН, контактное лицо, факс. Можно создавать счёт на имя компании.
Доступ к порталу клиента
Для каждого клиента можно создать данные для входа в портал. Клиент сможет отслеживать свои заказы онлайн.
Финансовый модуль
Доходы, расходы, платежи, счета-фактуры — всё в одном месте.
Финансовые операции
- Доход: Платежи, связанные с заказами, дополнительные доходы
- Расход: Топливо, ремонт, зарплата, разрешительные расходы
- Дебиторская задолженность: Отслеживаются неоплаченные заказы
- Отчёт: Ежемесячный, квартальный, годовой финансовый отчёт
Создание счёта-фактуры
- Выберите Финансы → Новый счёт
- Выберите клиента, заказ
- Введите название услуги, количество, цену
- Конвертируйте в PDF или отправьте по e-mail
Складской модуль
Профессиональное управление складом — движение запасов, партионный учёт, документооборот, интеграция с финансами.
Управление товарами
Введите подробные данные для каждого товара и обеспечьте полный контроль по складу.
- Основные данные: Название, SKU, штрихкод, количество, единица измерения, цена
- Категория: Двухуровневая система категорий (основная + подкатегория)
- Расположение: Зона, стеллаж, ячейка — точное местонахождение каждого товара
- Мин. запас: Автоматическое уведомление при снижении запаса
- Поиск по штрихкоду: Быстрый поиск товара по номеру штрихкода
Движение запасов
Каждое движение товара на складе записывается в 6 видах:
- Приход (in): Приём товара — продукция от поставщика
- Расход (out): Выдача товара — клиенту или в производство
- Перемещение: Перемещение товара между складами
- Корректировка: Исправление расхождений при инвентаризации
- Ущерб/Потеря: Повреждённые или утраченные товары
- Возврат: Товары, возвращённые от клиента
Импорт Excel/CSV
Загрузите существующий список товаров в систему оптом.
- Выберите файл Excel (.xlsx) или CSV
- Сопоставьте столбцы файла с полями системы (название, SKU, количество и т.д.)
- Проверьте данные на экране предварительного просмотра
- Добавьте сотни товаров одновременно с помощью массового импорта
Перемещение между складами
Для перемещения товара с одного склада на другой создайте операцию перемещения. Автоматически списывается с исходного склада и добавляется на целевой. Вся история перемещений записывается.
Инвентаризация (Cycle Count)
- Создайте инвентаризационный лист для товаров, подлежащих подсчёту
- Введите фактическое количество каждого товара
- Просмотрите расхождения между системными и фактическими данными
- Подтвердите расхождения — запасы скорректируются автоматически
Складские документы (GRN/GIN)
- Акт приёма товара (GRN): Официальный документ приёма товара от поставщика
- Акт выдачи товара (GIN): Официальный документ на выдачу товара со склада
- Согласование документа: Каждый документ проходит процедуру утверждения
- Экспорт в PDF: Документы можно скачать в формате PDF
Партионный/серийный учёт
- Номер партии: Присваивайте уникальный номер каждой партии
- Серийный номер: Отслеживайте отдельные товары по серийному номеру
- Дата производства / Срок годности: Запись дат для каждой партии
- Партии с истекающим сроком: Автоматическое уведомление о партиях с приближающимся сроком годности
Стоимостные слои FIFO/LIFO
- Средняя себестоимость: Средняя закупочная цена каждого товара рассчитывается автоматически
- Стоимостные слои: Метод FIFO (первым пришёл — первым ушёл) или LIFO
- Стоимость склада: Общая стоимость всего склада рассчитывается в реальном времени
Интеграция с финансами
Каждое движение запаса автоматически создаёт соответствующую запись в финансовом модуле. Приём товара отражается как расход, выдача товара — как доход.
Карта склада
- Визуальная карта: Визуально просматривайте структуру зон, стеллажей и ячеек склада
- Процент заполнения: Отслеживайте процент заполнения каждой зоны
- Быстрая навигация: Переходите прямо к расположению товара с карты
Процесс согласования
Для крупных корректировок запасов, списаний и других критических операций требуется утверждение руководителя. Кто, когда подтвердил — отслеживается с полной историей.
Фильтры в стиле Excel
- Фильтр при вводе: Поиск по мере набора в каждом столбце
- Сортировка столбцов: Сортировка по любому столбцу по возрастанию/убыванию
- Экспорт в Excel: Скачайте результаты фильтрации в формате Excel
Модуль поставщиков
Профиль поставщика, анализ производительности, сравнение цен.
Профиль поставщика
- Основные данные: Название компании, ИНН, контактное лицо, телефон, e-mail
- Адрес: Юридический адрес, фактический адрес
- Банковские реквизиты: Банковский счёт, IBAN, SWIFT-код
- Категория: Разбивайте поставщиков на категории по виду товара
- Заметки: Добавляйте внутренние заметки о поставщике
- Статус: Активный, приостановленный, в чёрном списке
Анализ производительности
- Время доставки: Отслеживается среднее время доставки
- Качество: Соотношение принятых/возвращённых товаров
- История цен: История изменения закупочной цены каждого товара
- История заказов: Все заказы, сделанные у поставщика
Сравнение
Сравнивайте поставщиков, предлагающих один и тот же товар, по цене, качеству и времени доставки. Система автоматически предлагает лучшего поставщика на основе рейтинга.
Учёт топлива
Отслеживается расход топлива каждого автомобиля.
- В левом меню выберите Учёт топлива → Новая запись
- Выберите автомобиль
- Введите дату, количество (литры), стоимость (AZN)
- Укажите показания одометра (км)
- Система автоматически рассчитывает средний расход на 100 км
Отчёт по топливу: фильтр по автомобилю, диапазону дат, экспорт в Excel.
Ремонт & ТО
История ремонта автомобилей, техническое обслуживание, учёт расходов.
- Для каждого автомобиля записывается история ремонта
- Расходы автоматически переносятся в финансовый модуль
- Планируется дата и показания км следующего технического обслуживания
- Можно добавлять записи о запасных частях
Модуль кадров
Управление отделами, должностями, регистрация сотрудников и расчёт заработной платы.
Сотрудники
- Имя, фамилия, отчество, телефон, номер удостоверения, дата рождения
- Назначение отдела и должности
- Даты приёма / увольнения
- Тип договора: полная ставка, полставки, по договору, стажёр
- Заработная плата, статус (активный, в отпуске, уволен)
- Фильтр по отделу и статусу, экспорт в Excel
Расчёт заработной платы
- Ежемесячный расчёт зарплаты для каждого сотрудника
- Базовая зарплата + бонус − удержание = итоговая сумма
- Статус выплаты: ожидает, выплачено
- История выплат отображается в профиле каждого сотрудника
Отделы & Должности
- Создавайте отделы и отслеживайте численность сотрудников
- Должности создаются привязанными к отделу
Модуль документов
Система управления документами на основе папок. Загружайте файлы, распределяйте по папкам, ищите и скачивайте.
Создание папки
- В левом меню выберите Документы
- Нажмите кнопку Новая папка
- Выберите название папки и цвет
- Нажмите Создать
Загрузка документа
- Нажмите кнопку Загрузить документ
- Выберите файл(ы) (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG)
- Введите название документа и выберите папку (необязательно)
- Нажмите Загрузить
Возможности
- Множественная загрузка файлов: Можно загрузить несколько файлов за раз
- Навигация по папкам: Нажмите на папку, чтобы увидеть документы внутри
- Поиск: Поиск по названию документа, имени файла и заметке
- Фильтр по типу файла: Фильтр по PDF, Word, Excel, изображениям
- Скачивание: Скачивайте документы с оригинальным именем файла
- Система прав: Права на просмотр, создание, редактирование, удаление назначаются отдельно
Модуль отчётов
Подробные отчёты по всем модулям.
Модуль карты
Отслеживание активных заказов на живой карте.
- Активные заказы отображаются на карте значками
- Пункты погрузки и доставки выделены разными цветами
- Нажав на заказ, отображается подробная информация
- Отслеживание в реальном времени с интеграцией GPS (дополнительная услуга)
Пользователи & Роли
Пользователи системы, управление правами доступа.
Создание пользователя
Администратор → Пользователи → Новый пользователь. Выберите имя, e-mail, пароль, роль.
Стандартные роли
Все операции, настройки, отчёты, управление пользователями.
Заказы, водители, транспорт, отчёты. Без настроек.
Создание заказов, редактирование, выбор водителя.
Финансы, отчёты. Без операций с заказами.
Также можно создать пользовательскую роль — из раздела Администратор → Роли & Права.
Настройки
Системные настройки, данные компании, резервное копирование.
- Данные компании: Название, логотип, адрес, контакты.
- Настройки уведомлений: В каких случаях отправлять уведомления.
- Резервное копирование: Скачать базу данных, восстановить.
- Журнал активности: Кто, когда, что изменил — полная история.
- Параметры сайта: Управление динамическим контентом веб-сайта.
Портал клиента
Онлайн-отслеживание заказов вашими клиентами.
Портал клиента доступен через отдельную страницу входа (/portal/login). Для каждого клиента:
- Клиент видит только свои заказы
- Отслеживает статус заказа в реальном времени
- Детали заказа — дата, информация о грузе, водитель
- Данные для входа в портал создаются администратором